Bien démarrer avec D-AGROBUSINESS

1. Les préalables

Avant toute saisie d’opération, votre organisation doit être structurée. Cette configuration ne se fait qu’une seule fois — prenez le temps de bien la faire.

Les référentiels de l’entreprise (menu Référentiels)

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   Départements. Créez les grandes divisions de votre entreprise : un code, un nom et un type (Fonctionnement, Distribution, Production, Usine, Matériel, Commercial ou Autre). Choisissez un style de codification et gardez-le pour tous vos départements.

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   Secteurs et projets. Sous chaque département, créez vos secteurs (par exemple pour distinguer deux exploitations) ou vos projets, avec leur superficie en hectares.

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   Exercices comptables. Ouvrez votre exercice en cours (par défaut du 1er janvier au 31 décembre).

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   Campagnes agricoles. Si vous suivez votre activité par campagne (hivernage, contre-saison…), créez-les ici. Une campagne peut chevaucher deux exercices comptables.

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   Tiers. Enregistrez vos clients, fournisseurs et producteurs suivis individuellement — un même tiers peut cumuler plusieurs rôles. Pour les personnes de passage, regroupez-les dans un compte générique plutôt que d’en créer un par personne.

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   Partenaires financiers. Vos banques et bailleurs de fonds sont enregistrés à part, dans leur propre rubrique — pas avec vos tiers commerciaux.

Les stocks

Renseignez vos magasins (code, nom, département s’il y a lieu), puis tous les produits et articles suivis en stock : code, désignation, catégorie, unité de mesure, TVA si vous y êtes assujetti, et prix de référence si vous le connaissez.

Utilisez toujours une unité de mesure standard (kg, litre, sac…) pour que vos analyses restent cohérentes d’un produit à l’autre. Le prix de référence sert notamment à valoriser correctement vos sous-produits lors d’une transformation en usine.

Financement et matériel

Renseignez la liste de vos banques et établissements financiers, vos emprunts et crédits en cours, ainsi que tout le matériel appartenant à l’entreprise — son amortissement est calculé automatiquement.

Les prestations du matériel (labour, moisson, nivellement…) se pointent sur le terrain dans Financement & matériel → Prestations du matériel : quantité traitée dans son unité (hectares pour le tracteur ou la moissonneuse, heures pour la niveleuse ou la pelle, sacs, ou une autre unité), téléphone du client (obligatoire), quantité obtenue avec le produit et, si le produit l’exige, sa variété. Quand la prestation est payée en part de récolte, indiquez le pourcentage : l’application calcule les sacs revenant à l’entreprise et leur valeur. Pour rendre la variété obligatoire, réglez « Variété obligatoire au pointage » sur Oui dans la fiche du produit. Chaque prestation est comptabilisée en facture de service, imputée au département et au secteur du matériel et à la campagne choisie : elle compte dans l’exécution budgétaire.

Votre équipe de travail (menu Administration)

Dans Administration → Équipe, invitez chaque collaborateur par son adresse email. Il reçoit une invitation, crée son propre compte, et rejoint automatiquement votre organisation avec le rôle que vous lui avez attribué.

Les rôles disponibles : Administrateur, Direction, Comptable, Chef de département, Ressources humaines, Lecteur (consultation seule). Pour restreindre l’accès d’un rôle à certains modules précis, utilisez Administration → Permissions.

3. L’usine de transformation

Si vous transformez de la matière première (décorticage, mouture…), chaque production passe par un ordre de fabrication.

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   Créez d’abord la nomenclature de votre transformation, sur la page Usine : indiquez la matière première utilisée et les produits attendus en sortie, avec leur rendement en pourcentage. Exemple : 100 kg de paddy décortiqué donnent 65 % de riz blanc, 10 % de brisures de riz et 8 % de son de riz.

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   Lancez ensuite un ordre de fabrication en précisant la quantité de matière utilisée, le magasin d’origine du stock, les frais de transformation à imputer (main-d’œuvre, énergie…) et la nomenclature à suivre.

5. La gestion du personnel

Avec la formule Premium, gérez aussi vos ressources humaines.

• Enregistrez votre personnel avec ses contrats et son type d’emploi.
• Gérez le pointage journalier, utile pour les journaliers et prestataires.
• Suivez les congés et absences.
• Vérifiez que vos paramètres de paie sont conformes à la législation de votre pays.
• Éditez les bulletins de salaire de chaque employé en toute transparence.

Votre période d’essai vous donne un accès complet, formule Premium, pour découvrir toutes les fonctionnalités avant de choisir votre formule.